Projekt koncepcyjny
CRM / obsługa mieszkańców
CRM dla wspólnoty mieszkaniowejSprawy mieszkańców.
W jednym miejscu.
Koncepcja CRM łączącego mieszkańców, zarząd wspólnoty i administratora budynku. Zgłoszenia usterek, dokumenty i komunikaty tworzą wspólną historię spraw związanych z nieruchomością.
Autorski projekt koncepcyjny dla przykładowej wspólnoty mieszkaniowej.
CRM / obsługa mieszkańców
Wspólne miejsce.
Jasne sprawy.
01
Zgłoszenie
02
Opiekun
03
Status
01 / Scenariusz
Problem do rozwiązania
W tym scenariuszu administrator odbiera zgłoszenia przez telefon, e-mail i kartki zostawiane w biurze. Mieszkańcy dopytują o postęp napraw, a zarząd szuka dokumentów w kilku miejscach. Punktem wyjścia jest uporządkowanie kontaktu i wskazanie, kto odpowiada za każdą sprawę.
02 / Pomysł
Założenia koncepcji
Projekt zakłada panel mieszkańca połączony z kolejką zadań administratora. Każde zgłoszenie otrzymuje kategorię, osobę odpowiedzialną i status. Zdjęcia, ustalenia oraz odpowiedzi pozostają w jednym wątku. Wiadomości do budynku lub klatki trafiają do właściwej grupy odbiorców.
03 / Zakres
Co obejmuje projekt
Zgłoszenia i naprawy
Formularz usterki ze zdjęciem i lokalizacją, przypisanie wykonawcy oraz historia zmian od przyjęcia sprawy do jej zamknięcia.
Panel mieszkańca
Dostęp do własnych zgłoszeń, komunikatów dotyczących budynku i udostępnionych dokumentów. Powiadomienia o odpowiedzi administratora.
Dokumenty wspólnoty
Uporządkowane uchwały, protokoły, harmonogramy przeglądów i informacje o planowanych pracach, z dostępem zależnym od roli.
Widok zarządcy
Lista otwartych spraw, terminy przeglądów i podział zadań. Jeden widok pozwala sprawdzić, które zgłoszenia czekają na reakcję.
04 / Przebieg procesu
Tak może to działać
- Mieszkaniec dodaje zgłoszenie i zdjęcie.
- Administrator przypisuje sprawę do wykonawcy.
- Wykonawca uzupełnia status oraz informację o naprawie.
- Mieszkaniec otrzymuje odpowiedź, a historia pozostaje w systemie.
05 / Cel projektu
Planowany efekt
Docelowo mieszkaniec ma wiedzieć, co dzieje się z jego sprawą, a administrator — co wymaga działania. Skuteczność takiego wdrożenia można oceniać na podstawie czasu pierwszej odpowiedzi, liczby nierozwiązanych zgłoszeń i ponownych kontaktów w tej samej sprawie.
Podobne wyzwanie w Twojej firmie?
Przełóżmy pomysł
na Twój proces.
Porozmawiajmy o tym, jak wygląda Twoja codzienna praca. Na tej podstawie ustalimy zakres rozwiązania i pierwszy etap wdrożenia.