Projekt koncepcyjny
Automatyzacja / edukacja
Automatyzacje w szkole językowejSzkoła językowa.
W dobrym rytmie.
Koncepcja automatyzacji obsługi kursanta: od zapisu i ustalenia poziomu, przez przydzielenie grupy, po przypomnienia o zajęciach i płatnościach. Wspólny proces dla sekretariatu, lektorów i kursantów.
Autorski projekt koncepcyjny dla przykładowej szkoły językowej.
Automatyzacja / edukacja
Mniej formalności.
Więcej nauki.
01
Zapisy
02
Zajęcia
03
Płatności
01 / Scenariusz
Problem do rozwiązania
W modelowym scenariuszu dane z formularzy są przepisywane do arkuszy, sekretariat ręcznie wysyła potwierdzenia, a zmiana terminu oznacza serię telefonów. W okresie zapisów łatwo przeoczyć pytanie kandydata lub przekazać lektorowi nieaktualną listę grupy.
02 / Pomysł
Założenia koncepcji
Projekt łączy formularz zapisu, kartę kursanta, plan grup i komunikację. Zdarzenia w systemie uruchamiają odpowiednie działania: potwierdzenie zgłoszenia, zadanie dla sekretariatu lub wiadomość o zmianie zajęć. Sytuacje wymagające decyzji pozostają po stronie człowieka.
03 / Zakres
Co obejmuje projekt
Zapisy i dobór grupy
Formularz zbiera język, preferowane terminy i poziom. Sekretariat otrzymuje uporządkowane zgłoszenie oraz zadanie do potwierdzenia miejsca.
Komunikacja z kursantem
Potwierdzenia zapisu, przypomnienia i wiadomości o zmianach terminu wysyłane na podstawie aktualnych danych grupy.
Płatności i dokumenty
Powiązanie harmonogramu opłat z kartą kursanta. Przypomnienia uwzględniają potwierdzony status płatności, aby unikać zbędnych wiadomości.
Panel sekretariatu i lektora
Listy grup, frekwencja i zadania. Obsługa wyjątków obejmuje rezygnację, brak wolnego miejsca oraz konieczność zmiany grupy.
04 / Przebieg procesu
Tak może to działać
- Kandydat wypełnia formularz i otrzymuje potwierdzenie.
- Sekretariat zatwierdza grupę oraz termin rozpoczęcia.
- Kursant dostaje informacje organizacyjne i harmonogram opłat.
- Zmiana terminu aktualizuje kalendarz i uruchamia wiadomość do grupy.
05 / Cel projektu
Planowany efekt
Zakładany efekt to spójne dane i mniej powtarzalnych czynności w sekretariacie. W pilotażu warto mierzyć czas obsługi zapisu, liczbę ręcznych korekt, skuteczność dostarczenia powiadomień oraz udział spraw wymagających interwencji pracownika.
Podobne wyzwanie w Twojej firmie?
Przełóżmy pomysł
na Twój proces.
Porozmawiajmy o tym, jak wygląda Twoja codzienna praca. Na tej podstawie ustalimy zakres rozwiązania i pierwszy etap wdrożenia.